Определение управления временем

Управление временем - это наука, основной задачей которой является повышение производительности труда и выдача бОльших результатов за единицу времени.

Наука относительно новая, ей не более 10-15 лет.

Кому больше всего потребуется тайм-менеджмент

Мы собрали список фраз, которые часто произносятся во время работы. Проверьте себя. Звучала ли из ваших уст хотя бы одна из фраз за последние 2 недели?

Вот эти фразы:

1. Я весь в делах
2. Когда мне этим заниматься?
3. Отложу это, сейчас нет времени
4. Жаль, я не робот и не могу работать по 20 часов в сутки
5. Заработался и забыл

Узнали себя? Тогда вам будет полезна эта методика.

Фундамент методики

На самом деле методика очень проста. Чтобы её понять, нужно всего лишь изучить основную схему действий. От вас не потребуется ничего тяжёлого и трудновыполнимого.

Всё, что вам нужно, это:

1. Рассортировать дела на главные и неглавные. Неглавные нужно отложить и не заниматься ими
2. Распределить главные дела в календаре по дням
3. Приступить к выполнению задач
4. Произвести разбор полётов после выполнения (что заняло много времени, где были узкие места, какие подводные камни не удалось предусмотреть)

Действие 1. Нахождение самых важных дел

Мы понимаем, что часто у вас возникает мысль: «Как же я могу не сделать вот это дело, оно же очень нужно мне». Действительно, очень сложно перебороть себя и не браться за все задачи сразу. Что было действительно важно - выясняется позже, когда приходит понимание, что вот эту задачу можно было отложить на пару недель, хотя она казалась критичной.

Итак, первое действие - нужно записать абсолютно всё, что вам предстоит сделать.

Чаще всего для записи выбирают лист бумаги. Однако это не очень удобный путь, потому как быстро устаёшь записывать и вносить правки в записи, ведь планам свойственно меняться.

Для записи всех дел лучше всего подойдёт программа-планировщик . Это специализированная программа для составления списков заданий для самого себя.

Вот пример горы дел, что можно выгрузить из головы в программу:

Что из этого по-настоящему важно, а что может подождать? Чтобы выделить главные задачи, нужно применить простое правило тайм-менеджмента: сначала выполняйте те задачи, которые способствуют достижению ваших целей.

Сформулируйте цели , а теперь пройдитесь по списку дел, что вы набросали. Дела, которые не помогают в достижении, переместите в нижнюю часть.

К важным делам можно прикрепить цветной ярлычок - метку. В итоге получится такая картина:

Такая ручная сортировка дел на важные и неважные основывается на известном принципе Парето. Суть его в том, что 80% достигнутых результатов производятся благодаря выполнению всего 20% задач. Остальные 20% результатов появляются в результате выполнения 80% задач.

Действие 2. Планирование выполнения дел

Вам необходимо назначить для каждой задачи конкретную дату выполнения. Для некоторых дел дополнительно назначить время.

Пример дневного расписания:

Два важных совета, которые пригодятся при планировании рабочего времени:

1. Не перегружайте дневной план. Если чувствуете, что не успеете выполнить всё - лучше распределите часть задач по другим дням
2. Стремитесь сделать задачи простыми и короткими. Избегайте задач на несколько дней. Если дело длинное - распишите его на более мелкие подзадачи, а затем разместите их в календаре

Всегда имеются задачи, которые привязаны к конкретному времени. Это может быть важный конференц-звонок или планёрка.

Такие задачи удобно располагать на временной шкале для наглядности.

Посмотрите, насколько аккуратно выглядит почасовое расписание:

Золотые правила, которые помогут составить расписание на день:

1. Не планировать весь рабочий день поз завязку. Оставить до 20% свободного времени
2. Помещать в почасовой план «зелёные зоны» - области свободного времени на 10-20 минут между делами, привязанными ко времени
3. Назначайте самые сложные задачи на утро (до 12.00). В этом периоде у человека наблюдается максимум продуктивности
4. Создавайте для себя напоминания, которые помогут не пропустить что-нибудь важное
5. Если имеются несколько похожих задач, лучше выполнять их за один проход

Вот таким уведомлением программы для управления временем могут привлечь ваше внимание к нужной задаче. Выводится такое напоминание на компьютере, а также смартфоне:

Мы подготовили для вас видеообзор о том, как в программе планировать предстоящую неделю

Действие 3. Выполнение задач из плана

После того, как запланированное дело будет выполнено, необходимо присвоить ему статус «Завершено». В программе это делается в 2 клика:

И ещё один совет. Мы понимаем, что иногда хочется работать без отдыха и выходных, чтобы сделать больше. Но всё же необходимо трудиться более равномерно, чтобы работа и отдых сменяли друг друга.

Действие 4. Анализ выполненной работы и процента завершения плана

В конце каждого дня необходимо производить анализ проделанной работы. Он поможет вам понять, насколько эффективно вы потратили время. Быть может найдутся задачи, которые отъели бОльшую часть рабочего времени. Также полезно выяснить, насколько вы близки к завершению плана.

Невыполненные задачи необходимо переназначить на другой день.

Часто планы не завершаются к назначенной дате. Мы выделяем 4 основные причины этой неприятности:

1. Неточная оценка времени, которое потребуется для выполнения задачи
2. Постоянное расширение плана (добавление новых срочных задач)
3. Низкая продуктивность в работе
4. Недостаток свободного, нераспланированного времени внутри плана (все задачи располагаются впритык)

Какие бывают системы тайм-менеджмента

В настоящий момент существует несколько десятков систем тайм-менеджмента. Есть как жёсткие системы, регламентирующие всю схему разбора задач, так и гибкие, предоставляющие набор рекомендаций в разборе дел. Но у всех систем прослеживается вышеупомянутый механизм: выбирай главные дела, распределяй по дням, делай, анализируй .

Мы выбрали самые распространённые системы.

Название системы	Создатель	Сложность освоения
GTD - Getting Things Done (как привести дела в порядок)	Девид Аллен	Средняя
Система Алана Лакейна	Алан Лакейн	Средняя
Система Александра Любищева	Александр Любищев	Низкая
Final Version / Autofocus / Superfocus / Do It Tomorrow	Марк Форстер	Высокая
Pomodoro Technique	Франческо Чирилло	Средняя
Система Стивена Кови	Стивен Кови	Средняя
Система Брайана Трейси	Брайан Трейси	Средняя
Система Джона Вон Эйкена	Джон Вон Эйкен	Средняя
Система Джулии Моргенстерн	Джулия Моргенстерн	Средняя
Система Бенджамина Франклина	Бенджамин Франклин	Низкая
Система Бодо Шефера	Бодо Шефер	Средняя
TimeDrive	Глеб Архангельский	Низкая
Система Яны Франк	Яна Франк	Низкая
Турбо тайм-менеджмент	Компания «ООО Органайзер ЛидерТаск»	Низкая

Программы для тайм-менеджмента

Чтобы управлять временем максимально легко и удобно, мы рекомендуем использовать специализированные программы для компьютеров и смартфонов. Приложения позволяют составлять списки заданий для каждого дня, отображать почасовую шкалу, собирать разрозненные задачи в проекты и прочее.

Одна из самых известных и простых программ для управления временем - ЛидерТаск.

Сравнительный анализ программ-планировщиков показывает, что ЛидерТаск превосходит аналоги по мощности функционала. С ним вы можете использовать любую методику тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент руководителя — зачем он нужен, как может помочь в выполнении ежедневных рабочих обязанностей? Чем выше у человека должность, тем больше круг обязанностей — контроль над подчинёнными, общение с заказчиками, проверки налоговой, написание отчётности. Предприниматели, руководители часто работают сверхурочно, постоянно ощущают нехватку времени.

Как найти дополнительное время и научиться всё успевать? Именно этому вопросу посвящена данная статья, сейчас появилась отдельная наука — тайм-менеджмент, основанная на психологии, экономике, социологии, кадровой работе. Разработаны принципы, ставшие классическими и появляются новые авторы, предлагающие свои методики. Рассмотрим основные рекомендации.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Тайм-менеджмент руководителя предполагает следующие шаги:

• Научиться мотивировать себя, сотрудников к выполнению поставленных задач. Особенно актуально относительно сложных задач;
• Целеполагание — умение правильно ставить долгосрочные и краткосрочные цели;
• Планирование во временных рамках — на год, месяц, день. Составление плана действий для каждого рабочего дня;
• Расстановка приоритетов в выполнении задач, мобильность и готовность к изменению задач, подходов к решению;
• Работа с информацией — важно научиться находить необходимую для решения стратегических и оперативных задач информацию, хранить, использовать, чтобы всегда можно было найти;
• Борьба с поглотителями времени — поиск утечки времени, контроль над распределением временных ресурсов, минимизации необоснованных действий;
• Умение восстанавливать силы — полноценный отдых является залогом успешной деятельности!

Рассмотрим подробнее данные шаги и будем приближаться к эффективной деятельности, контролю над своей жизнью, ведь это не только работа, есть ещё и семья, интересы, друзья. А от правильной организации рабочего процесса зависит наличие времени для других сфер жизни.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Как стимулировать себя к действию?

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу. Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике.

Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.

Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами, устроить встречу с друзьями в конце недели. Это в отношении мелких сложных вопросов. Конечно, главный стимул — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.

Нужно чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите, сделать и забыть, спокойно переключиться на другие вопросы.

Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

• Выполнять верно свои задачи. / Ставить правильные задачи.
• Находить решения вопросов. / Использовать творческий подход, искать альтернативы.
• Беречь ресурсы. / Оптимизировать распределение материальных ресурсов.
• Работать, как надо. / Достигать поставленных целей.
• Уменьшать расходы. / Увеличивать прибыльность.

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические — цели работы организации, перспективные задачи и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель, менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым, от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд». Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: Желания — возможности — цель.

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение.

Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Тайм-менеджмент руководителя: планирование

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

• Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
• Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план — от 5-ти лет, на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

Для планирования используйте метод «Альпы»

Он включает такую последовательность действий:

1. написание задач;
2. определение времени выполнения;
3. резерв времени (в соотношении 60:40);
4. определение приоритетов, перепоручение заданий;
5. контроль выполнения (учёт не сделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т- телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени.

Резерв времени предполагает, что при 10 — часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8 часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные встречи, общения, помехи, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу. Завершение дня — контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы, составление плана на следующий день, перенос заданий, которые не состоялись по определённым причинам,не успели полностью выполнить.

В переводе с английского «тайм-менеджмент» - управление временем. Понятно, что фактически им управлять невозможно. Имеется в виду упорядоченное использование рабочего и личного времени, исчисляемого минутами, часами, днями, неделями. Тайм- менеджмент - это учет и оперативное планирование.

Философия и практика управления временем - относительно новая наука, обретшая всемирную популярность лишь в 80-х годах ХХ столетия. Вокруг нее до сих пор множество мифов и заблуждений.

Основы

Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив работников, важно понимать, что система понятная и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми. Если человек живет бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит - он и тайм-менеджмент - две противоположные вещи. Продуктивности ради следует определиться с целями, которые преследует человек, постигающий данную науку. 4 кита тайм-менеджмента:

• оптимизация времени;
• планирование дня;
• учет времени;
• организация мотивации.

Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здравие, бодрость и светлый разум.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

На курсах тайм-менеджмента для начинающих тренеры рекомендуют воспользоваться матрицей, разработанной 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и незаменимыми навыками успешного человека. Пытаясь оптимизировать свое время в бесконечном круговороте дел, глава государства создал матрицу, работающую по принципу: «Не все важные дела срочны, не все срочные дела - важны». Это наглядное пособие тайм-менеджмента для мам и бизнесменов, строителей и артистов, позволяющее эффективно планировать и распределять ресурсы рационально.

Принцип действия

Матрица принесет плод, если цели реальны и поставлены они грамотно. Перед выполнением очередного задания необходимо отвечать на два вопроса:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

1. Важные срочные.
2. Неважные срочные.
3. Несрочные важные.
4. Неважные несрочные.

Срочные дела жизнь подбрасывает нам постоянно. Что же качается степени их важности, ответ каждый дает самостоятельно. Говоря о срочности, можно заключить, что этот критерий носит объективный характер. Например, позвонил одноклассник, с которым вы не виделись 5 лет, просит назначить встречу его родственнику и поспособствовать в поиске работы. Важно? Срочно? Согласуется с вашими целями? К какому типу отнести?

Важные срочные

Такие задачи нужно выполнять незамедлительно. Они являются и непосредственно связаны с вашими жизненными целями. Все упражнения тайм-менеджмента взяты из реальной жизни, срочные дела возникают внепланово и, нередко, не по вашей вине. Например, ребенок, нуждающийся в заботе, ухудшение здоровья, трудности на работе и т.д.

Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел к минимуму. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.

Безотказность - основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение. Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, подходящие для вас, предложите назначить на выполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т.д.). Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он? Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия. У нас нет времени на остановку, переосмысление происходящего, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.

Важные несрочные

Описываемый вариант поведения при тайм-менеджменте - управлении временем, содержит перечень задач, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике.

Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, добиваются выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет обстоятельно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточным результатам, проявлять гибкость.

К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питание, профилактика заболеваний и т.д.). Не стоит пренебрегать временем, т.к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.

Неважные срочные

По правилам экстремального тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, т.к. отвлекают от выполнения важных срочных и несрочных дел. Распространенные неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники. Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касаются компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать. Например, поломался холодильник, зачем просиживать часами над инструкцией, просмотрами видеороликов по его починке и предпринимать безуспешные попытки вернуть былую функциональность, когда можно быстро связаться с мастером и доверить работу ему? Тогда появится время на решение реальных насущных задач, требующих вашего внимания.

Несрочные неважные

Ответ на вопрос в тайм-менеджменте, как все успевать, лежит в полном исключении таких задач из повседневной жизни. Они являются беспощадными пожирателями свободного времени. Если ситуации из предыдущего квадрата незначительно отвлекают от основных целей, то несрочные неважные дела обладают отрицательным КПД. Речь идет о всеми любимых социальных сетях Instagram, Facebook и т.д. с бесцельным пролистыванием ленты, пустых переписках с друзьями, длительных просмотрах сериалов, «зависании» в компьютерных играх.

Такие задачи легкие, ни к чему не обязывающие. Основной их вред - в незаметном перекрывании естественного хода выполнения важных дел.

Если цель поставлена четко и имеет конкретные сроки исполнения, четвертый тип дел должен занимать минимум времени, а лучше, быть полностью исключенным. Не стоит самозабвенно погружаться в работу, не давая себе отдыха. Здесь актуально правило «делу - время, потехе - час».

Матрица Эйзенхауэра применима к любой сфере жизни: будь то тайм-менеджмент для мам в подготовке к новогодним праздникам или специалиста крупной корпорации, реализующего проект всей жизни.

Если цели поставлены верно, существует твердая уверенность в себе, а мотивация к действию крепка, сложностей возникнуть не должно.

Ниже представлен перечень способов управления временем тайм-менеджмента, которые помогут оптимизировать задачи различного приоритета.

Учимся говорить «нет»

Хорошее воспитание и сдержанность не позволяют нам отказаться от бесцельного выслушивания соседских историй о бурных выходных, приема незапланированного посетителя, участия в решении чужой проблемы. Экстремальный тайм-менеджмент называет такие ситуации «пожирателями» времени, которое можно было бы использовать более продуктивно. Принятие решения об отказе - ответственность, которую стоит взять на себя раз и навсегда. Наградой за старания станет большой запас времени в вашем распоряжении.

Правило «повозки и лошади»

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что тратите драгоценное время на то, что давно уже потеряло смысл? Выполняете по привычке работу, которая для достижения результата уже не требуется? По отзывам специалистов, тайм-менеджмент для женщин построен на решении данного вопроса. Рабочий график должен подвергаться систематическому пересмотру с целью удаления из него неинформативных отчетов и прочего.

Для наглядности предлагаем представить себе лошадь, везущую повозку. По мере движения повозка заполняется новым грузом, с каждым пройденным километром его становится все больше. Так ли необходимо ждать, когда животное выбьется из сил, предпринимая попытки тянуть непосильный груз? Большинство людей (подавляющее их число - женщины) уверены, что хорошо трудиться - значит много трудиться. Они нагружают себя все большим количеством задач, остаются после работы и не сожалеют о проведенных там выходных. Результатом такого альтруизма станет снижение эффективности труда и «эмоциональное выгорание», когда то, что вы делаете, теряет смысл.

Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать временем) - стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.

«Поедание слона»

Наиболее тяжелые для выполнения - сложные задачи глобальных масштабов. Основная их проблема в том, что результат будет виден не скоро, а изрядно потрудиться придется сейчас. В программах тайм-менеджмента их метафорично называют «слонами». Разобраться за один прием с целым «слоном» не удастся. Чтобы избавиться от него предлагается дробное решение проблем - разделение животного на «бифштексы». Кусочки должны иметь размер, оптимальный для «поедания» за один раз без дискомфорта и негативных эмоций.

Пример тайм-менеджмента для женщин: всеми «любимую» генеральную уборку можно разделить на несколько мероприятий меньшего масштаба: заняться перебором содержимого шкафов сегодня, а мытье окон отложить на завтра. Так, с каждым шагом двигаться вперед будет легче.

Главная проблема в том, что выращиванием «слонов» в несколько тонн мы занимается сами. Происходит это во время откладывания важных дел на потом. Даже если мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к выполнению, «слон» растет.

Когда ничего не остается кроме решения проблемы, оказывается, что она была не такой уж и сложной. Результатом продолжительного бездействия становится растраченный потенциал и масса негатива вокруг. И только полное завершение работы привнесет в жизнь позитив и энергию.

Техника «швейцарский сыр»

Основное отличие «сыра» от предыдущего метода тайм-менеджмента в решении задачи не «с головы до хвоста», а в произвольном порядке. Начинать целесообразно с легкодоступных участков, решение которых подарит позитивное настроение и прибавит уверенности в себе. Ежедневное «прогрызание» небольших дырок в сыре незаметно приведет к полному его поеданию.

Характерный пример: приступая к написанию статьи, автор изучил какой-либо аспект больше других или попросту интересуется этой темой. Начинать излагать мысли на бумаге нужно именно с данной темы.

Чтобы добиться максимальной эффективности труда, следует применять описанные методы в комплексе. Комбинация их будет индивидуальна в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности.

99 инструментов продаж. Эффективные методы получения прибыли Мрочковский Николай Сергеевич

Тайм-менеджмент для руководителя

Если вы являетесь руководителем или владельцем компании, то, скорее всего, уже столкнулись с тем, что времени очень не хватает – просто дико не хватает – на все то, что нужно сделать. В лучшем случае вам более-менее удается поддерживать бизнес на плаву, но не получается выделить время на то, чтобы заниматься действительно важными стратегическими задачами.

У нас для вас плохая новость. Если времени вам катастрофически не хватает, это означает, что вы плохо выполняете свои обязанности директора.

В любой компании, к сожалению, самое слабое звено – это не клиенты, не поставщики, не плохие сотрудники и даже не продукт. Самое слабое звено – это владелец бизнеса, который занимается совсем не тем, чем должен. Поэтому мы поговорим с вами про несколько ключевых принципов, которые, надеемся, в каком-то смысле изменят вашу точку зрения на управление собой и своим временем.

Речь пойдет о составлении общего списка дел; о том, как делить задачи на разные категории; об ограничении доступа к вам. Мы подробно разберем методы эффективного делегирования текущих задач, без чего вы имеете шансы просто потонуть в многочисленных делах. Мы обсудим также то, что не должен делать руководитель, и дела, которыми он обязан заниматься. Также мы дадим модель идеального рабочего дня руководителя.

Из книги Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010 автора Архангельский Глеб

Приложение 5 Корпоративный тайм-менеджмент на Outlook Ключевое направление в современном тайм-менеджменте – использование онлайн-технологий. В «Организации Времени» мы разработали концепцию «Работа 2.0», которая помогает радикально сократить непроизводительные расходы

Из книги Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы автора Архангельский Глеб

Введение: современный тайм-менеджмент Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом пилившего дерево совершенно тупой пилой. Человек спросил его: - Уважаемый, почему бы вам не наточить свою пилу? - У меня нет времени точить пилу - я должен пилить! - простонал

Из книги Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании автора

Тайм-менеджмент: вчера, сегодня, завтра Русский «фордизм-тейлоризм» 20-х гг.Тайм-менеджмент обычно воспринимается современными менеджерами как чисто западная технология. Между тем отечественная школа научной организации труда и организации личного времени имеет ряд

Из книги Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2 автора Горбачев Александр Геннадьевич

Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития На первый взгляд организация личного времени сотрудников - далеко не те 20 % возможных мероприятий, которые дадут 80 % прироста эффективности фирмы. Действительно, доля фонда оплаты труда в обороте предприятия в

Из книги Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей автора Парабеллум Андрей Алексеевич

Личный тайм-менеджмент и корпоративная эффективность В первой части, посвященной хронометражу и оценке личной эффективности, мы приводили случай из практики, ярко показывающий механизмы действия "бациллы эффективности". Напомним несколько мыслей клиента, на цитатах из

Из книги Арифметика продаж. Руководство по управлению продавцами автора Асланов Тимур

Корпоративный тайм-менеджмент на Microsoft Outlook Как в наше время, когда все так быстро меняется, можно все успевать динамичному, современному, контролирующему множество проектов менеджеру? Количество дел и поручений непрерывно возрастает. Удержать все это в голове

Из книги Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 автора Архангельский Глеб

Тайм-менеджмент на базе MS Outlook Как эффективно "компьютеризировать" управление временем? Наладить удобную электронную систему планирования? Организовать командную работу без дорогих и сложных IT-систем?Вам приходилось терять бумажный ежедневник? А разбираться в

Из книги Сотвори и продай! Как превратить свое хобби в Дело и добиться успеха автора Воинская Светлана

Тайм-менеджмент У тайм-менеджмента есть оксюморон – временем управлять нельзя, как бы нам этого ни хотелось. Оно течет себе и течет. И с этим ничего не поделаешь.В распоряжении любого человека есть 24 часа в сутки, определенное количество минут и секунд. Докупить время

Из книги Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту автора Никерсон Пэт

Александр Горбачев Тайм-менеджмент. Время Руководителя: 24+2 Слово «цейтнот» я узнал в детстве, когда стал интересоваться шахматами. Долгое время ни с чем иным, кроме шахмат, этот термин у меня не ассоциировался. Сегодня, когда кто-то произносит «цейтнот», то в 9 из 10 случаев

Из книги Я – идеальный кандидат! Справочник джобхантера автора Валинуров Ильгиз

Тайм-менеджмент и математика Все, что вы сегодня знаете о тайм-менеджменте по отношению к бизнесу, – полная ерунда.Посчитайте: если вы хотите зарабатывать миллион долларов в год и готовы работать 50 недель в году по 5 рабочих дней и по 8 часов в каждом – получается 40 рабочих

Из книги автора

Глава 2 Тайм-менеджмент в продажах Что мешает вам достигать еще более высоких результатов в продажах? Что мешает вам или вашим продавцам продавать больше?Ничто так не крадет продажи, как неправильное использование своего рабочего времени и неправильное использование

Из книги автора

Приложение 4 Корпоративный тайм-менеджмент на Outlook Ключевое направление в современном тайм–?менеджменте – использование онлайн-технологий. В «Организации Времени» мы разработали концепцию «Работа 2.0», которая помогает радикально сократить непроизводительные

Из книги автора

Тайм-менеджмент на Microsoft Office Outlook – Как эффективно «компьютеризировать» управление временем?– Как наладить удобную электронную систему планирования?– Как организовать командную работу без дорогих и сложных IT-систем?«Организация Времени», компания № 1 на рынке

Из книги автора

Глава 1 Тайм-менеджмент для хендмейкера Государство – это я. Людовик XIV По правде говоря, я ужасная соня и даже затрудняюсь ответить, что мне больше нравится – сон или творчество. Поэтому мое утро начинается поздно, с зова внутреннего начальника.Я завтракаю и сажусь

Из книги автора

Из книги автора

Настраиваем тайм-менеджмент Что нужно сделать, чтобы найти работу? Подготовить резюме, разместить на работных сайтах, разослать работодателям. Найти интересных работодателей, изучить их, найти время для собеседования, подготовиться. Работа по поиску работы – это

Есть такая профессия – работать 24 часа в сутки, без выходных и отпусков. Называется «руководитель». Начиная собственное дело, мы посвящаем ему все свое время, контролируем каждую мелочь. Но когда бизнес масштабируется и растет, это становится реальной проблемой.

Вот как эту проблему решает молодой бизнесмен Игорь.

В своем магазине оргтехники он выполняет массу функций: от разработки стратегии развития до личного участия в продажах и закупках. Заметив, что времени на отдых и семью остается все меньше, а эффективность работы снижается, Игорь решает изменить правила игры.

Синдром микроменеджмента

Главная проблема Игоря в том, что он стремится контролировать каждую мелочь, лично участвовать в принятии всех решений.

Этот недуг называется микроменеджмент. Он ворует время Игоря, а его сотрудников превращает в безынициативных подчиненных.

Чтобы избавиться от этой привычки, Игорю необходимо:

• Объяснить ситуацию сотрудникам, чтобы те останавливали его, когда он в следующий раз снова решит проконтролировать выбор ручек для переговорной.
• Научиться доверять подчиненным, а не навязывать сразу свой способ решения проблем.
• Освоить навыки эффективного делегирования, чтобы использовать потенциал сотрудников по максимуму.

Цезарь в каждом из нас

Новые задачи никогда не ждут, когда Игорь разберется со старыми. Он старается решать их в порядке поступления, то есть все сразу. Это приводит к работе в постоянном режиме многозадачности.

Однако уже давно известно, что эта привычка не делает нас более продуктивными. Мы тратим впустую до 40% времени, пытаясь совместить несовместимые дела.

Наш мозг не в состоянии сосредоточиться сразу на нескольких задачах, внимание делится между ними и ни одна не выполняется в полной мере. А уровень стресса растет.

Устав делать сто дел одновременно, Игорь решает, наконец, планировать рабочий день заранее и научиться концентрироваться на текущей задаче.

Планировать день по блокам

• Ежедневно уделять минут по 20 на список To-Do и приоритезацию задач в нем. Это старый, всем известный инструмент тайм-менеджмента, но он реально работает и повышает производительность. Поступающие задачи Игорь фиксирует в Evernote, расставляя приоритеты с помощью тегов: работа, которую нужно сделать «1-сейчас», «2-в ближайшее время», «3-позже», «4-когда-нибудь».
• Утром, после обеда и в конце рабочего дня он выделяет по 15 минут на работу с электронной почтой. Письма тоже сортируются по приоритетам. На срочные письма, а также те, на которые можно ответить за 2 минуты, отвечаем сразу. Важные помечаем звездочкой, а к другим можно вернуться позже. В остальное время вкладка почты закрыта и уведомления отключены.
• Отдельный временной блок Игорь выделяет для ответа на звонки: по 20 минут каждые 3 часа. Когда телефон отключен, звонящий слышит автоответчик, который предлагает оставить голосовое сообщение.
• Все интересные новости и статьи, встречающиеся в течение дня, Игорь отправляет в закладки. После 1-1,5 часов напряженной работы можно сделать короткий перерыв и вернуться к ним. Но с некоторыми сайтами нужно быть осторожным. На том же Facebook ничего не стоит зависнуть на полдня. Такие сайты у Игоря занесены в список StayFocused. Через 10 минут нахождения на них плагин предупреждает о необходимости возвращаться к работе и блокирует страницу.

Исключить отвлекающие факторы

• Подчиненные Игоря постоянно забегают к нему со своими вопросами, проблемами. Процесс переключения с одной задачи на другую требует времени. Но Игорь не может просто взять и закрыть дверь. Поэтому он установил «часы приема» – время, когда он доступен для вопросов. В другие часы беспокоить его не рекомендуется, за исключением форс-мажоров.
• Игорь оставил привычку проводить митинги и совещания в своем кабинете. Он выделил небольшое помещение под конференц-зал и теперь может просто встать и уйти после обсуждения интересующих его тем, вместо того, чтобы дожидаться, когда разойдутся остальные участники.
• Офис Игоря находится сразу за торговым залом магазина. Его постоянно окружает суета, громкие голоса и шум улицы из окна. Чтобы не отвлекаться на все это, он установил веб-приложение – генератор белого шума, создающий ненавязчивый монотонный звук, подавляющий все остальные.
• Когда скапливается немного работы, не требующей участия коллег (например, нужно проверить отчеты), Игорь старается перенести ее в ближайшее кафе. Это позволяет отключиться от офисной рутины и поработать в спокойной обстановке, за чашечкой кофе.

Если вы, как и Игорь, вступили в борьбу за собственное время, то легкой победы не ждите. Привычка планировать и соблюдать планы за один день не появится. А окружающие будут всячески мешать достижению цели.

Хотите узнать, как оптимизируют свои рабочие процессы успешные руководители? Посмотрите курс и научитесь быстро проводить совещания, делегировать рутинные задачи и находить время для отдыха.

Вы и ваши коллеги можете пройти этот курс бесплатно. Получите демо-доступ к курсам Eduson на 14 дней для всей компании.